На любом предприятии, в том числе и в образовательном учреждении, должна вестись эксплуатационная документация на трубопроводы. Журнал осмотров трубопроводов, скрытых от постоянного наблюдения является одним из элементов такой документации. При эксплуатации зданий и сооружений организаций и учреждений должны выполняться требования по охране окружающей среды, рационального использования ресурсов, а также соблюдения требований предупреждения аварий на трубопроводах.

Все результаты визуального осмотра труб заносятся в Журнал осмотра трубопроводов, скрытых от постоянного наблюдения, с указанием даты осмотра, места обнаружения недостатка, выявленных нарушений, мероприятий по устранению недостатков и даты их устранения. В журнале отображаются ФИО, должность проверяющего и ответственного за устранение недостатков, а также их личные подписи. Техническая эксплуатация трубопроводов требует их надежности на весь период их использования.

Данный журнал осмотров трубопроводов, скрытых от постоянного наблюдения должен находиться у лица, ответственного за эксплуатацию зданий и сооружений (завхоза). Осмотр должен производиться непосредственно с его участием и под его руководством. В процессе эксплуатации систем отопления, трубопроводы, скрытые от постоянного наблюдения (находящиеся в подвалах, каналах) необходимо осматривать не реже одного раза в месяц.

Формой журнала осмотра трубопроводов, скрытых от постоянного наблюдения могут воспользоваться не только образовательные учреждения (школы и ДОУ), но и иные организации, в эксплуатации которых находятся системы отопления со скрытыми участками трубопроводов.