Проверка и учет состояния контрольно-измерительной аппаратуры энергоустановок ведется в Журнале учета состояния контрольно-измерительных приборов и автоматики, который внимательно заполняется ответственным лицом организации или учреждения. Для правильной организации работы энергоустановок на предприятии должен в обязательном порядке вестись такой журнал. Ведение такой документации необходимо для получения допуска на работу котельной.

В обязанности дежурного персонала котельной входит не только обходы, осмотры и обслуживание оборудования, но и оформление отчетных документов и ведение журналов, в том числе журнала учета контрольно-измерительных приборов и автоматики. Поддержание в исправном состоянии и работоспособность контрольно-измерительных приборов и автоматики является основной задачей дежурного персонала котельной во время технического обслуживания КИПиА с целью обеспечения надежности и экономичности работы оборудования организации.

Обо всех случаях нарушения технического состояния КИПиА оборудования дежурным работником делается запись в Журнале учета состояния контрольно-измерительных приборов в графе «Краткое описание технического состояния». Также в ходе проверки в журнале описываются принятые меры по устранению неисправности, дата и место установки прибора. В обязательном порядке регистрируется ФИО, должность и подпись работника, проводившего проверку.

Согласно приведенной форме и образцу журнал учета состояния контрольно-измерительных приборов используют для анализа работы КИПиА, сборе информации о надежности контрольно-измерительного оборудования, для организации работ по устранению неполадок устройств КИПиА. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью ответственного лица и печатью организации. По окончании заполнения всех страниц журнал сдается на хранение в архив, где хранится не менее трех лет.